Personal data processing
Respecting the privacy of individuals is an important concern for THEMA Consulting SA (hereinafter THEMA).
We undertake to comply with the provisions of the new Federal Data Protection Act. Swiss data (nFADP / nLPD) of September 25, 2020 as well as those of European Union Regulation 679/2016 of April 27, 2016 relating to data protection (GDPR or General Data Protection Regulation).
What is described in this document is intended to exclusively manage the processing of data collected directly by the following website: themaconsulting.ch.
It also applies to data that THEMA is required to collect on social networks.
The processing of personal data on behalf of legal entity customers is the subject of agreements directly concluded with them and is not covered by this policy.
What is THEMA’s status with regard to the nFADP and the GDPR? Contact information
THEMA is the data controller of the data collected via its website and the forms or pages devoted to him on social networks.
You can contact THEMA in writing at the address of its head office:
Via Balestra 33 CH – 6900 Lugano
or by email at:
privacy@themaconsulting.ch
Who is the DPO?
THEMA has NOT appointed a Data Protection Officer (DPO). For any issue or question, please contact THEMA at the addresses detailed on this page.
What is personal data?
Personal data means any information relating to an identified or identifiable natural person.
Sensitive personal data means:
- data relating to religious, philosophical, political or trade union-related views or activities;
- data relating to health, the private sphere or affiliation to a race or ethnicity;
- genetic data;
- biometric data that uniquely identifies a natural person;
- data relating to administrative and criminal proceedings or sanctions;
- data relating to social assistance measures;
Processing means any handling of personal data, irrespective of the means and procedures used, in particular: the collection, storage, keeping, use, modification, disclosure, archiving, deletion or destruction of data.
Data subject means a natural person whose personal data is processed.
Processor means a private person or federal body that processes personal data on behalf of the controller.
What are the purposes of the processing and/or use of your personal data? How long do we keep the data?
We collect data for the following purposes:
| I. | Navigation of this website
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| II. | Respond to your requests for contact and information
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| III. | Manage your applications to recruiting campaigns
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| IV. | Marketing
Carry out targeted commercial prospecting operations, including the sending of marketing and information materials and/or newsletters by e-mail and invitations to events or courses provided by THEMA.
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| V. | Video Surveillance
Company entrances are under surveillance.
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| VI. | Guest admittance to company offices
Guests are admitted to company offices only after identity confirmation and registry signoff.
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| VII. | Project implementation
Collaboration with externals require an NDA signoff.
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| VIII. | Prospect and partnership management
Management of relationship (prospect and partner), meeting and demonstrations, scouting, sharing of documentation, providing of services, collaboration with third parties, consultants and authorities.
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Who are the recipients of your personal data?
THEMA collects data which is intended for its marketing and customer relationship management services and will only be used for this purpose.
We share your personal data only with the following third parties:
- Supporting for the management of the information system and communication network (including e-mail);
- Host of our site;
- General supporting activities or consultancy;
- Public authorities (only if we are obliged to do so under our legal obligations or at the request of judicial authorities);
- Marketing providers to develop and manage our social networks, our forms of contact or carry out our advertising campaigns (sending e-mailing for example, etc.).
The updated Data Processor list is always available at THEMA.
Do we transfer data abroad (outside Switzerland or the European Union)?
We carry out our processing within Switzerland or exceptionally within the European Union and do not transmit our data to recipients located outside Switzerland or outside the European Union except when explicitly and previously consented by the subject or for legal obligation.
Is Personal Data Collection mandatory, necessary or optional?
We may collect personal data from you, or receive it from you, via our websites, forms or pages dedicated to THEMA on social networks. This data can be: your surname, first name, email, primary and secondary phone, company and role.
You communicate this personal data directly to THEMA, for example when you make a contact request via the form on the website. In other cases,
we collect data through the use of cookies to understand how you use our websites or our social networks.
When we collect data through a form to be completed, we identify mandatory fields with the label “(required)”, those fields are essential to process your request. This is usually the name, surname and email. Therefore, not saving the fields marked in such a way will make it impossible for us to answer you.
Please DO NOT send us any sensitive personal data.
What are your rights? (Data subject rights)
Any individual subject to the processing of personal data has the right to exercise their rights of access, rectification, deletion, opposition, limitation to the processing of their data, in accordance with nFADP and GDPR. The individual can also exercise a right to the portability of his personal data.
These rights can be exercised directly with THEMA.
You also have the right to appeal to your supervisory authority (for Switzerland: FDPIC).
To request the deletion by our communication list please write an email to privacy@themaconsulting.ch specifying as a subject “Unsubscribe me from Marketing Communication” or directly through the newsletter received.
Validity and updates
THEMA can modify, update, add or remove parts of this document at any time. Before using our website or related resources (e-mail, phone number, social accounts), users/subjects must consider only effective notices and policies, for this reason this document always displays the release date.
Privacy Notice – Released on: 31/08/2023 – Last Updated on 21/12/2023
Documento informativo sui trattamenti di dati personali
Nel rispetto di quanto previsto dalla Legge federale sulla protezione dei dati del 25/09/2020 (nLPD) e dal regolamento generale sulla protezione dei dati europeo 679/2016 del 27/04/2016 (RGPD / GDPR).
Vi forniamo le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti nel corso della navigazione sul presente sito internet, valido anche per i nostri social networks.
L’informativa non è da considerarsi valida per altri siti web (ad esempio altri siti consultabili tramite links di collegamento presenti sulla presente pagina), ed il Titolare non è da considerarsi in alcun modo responsabile dei siti internet di terzi soggetti.
Il processamento di dati personali per conto di persone giuridiche terze è vincolato dai contratti in essere con questi soggetti e di conseguenza non è coperto da questa informativa.
Chi è il Titolare del trattamento? Come contattarlo?
Titolare del trattamento, ai sensi della legge è
THEMA Consulting SA, con sede in Via Balestra 33 CH – 6900 Lugano
Rappresentata dalle persone aventi diritto di firma conformemente alle iscrizioni del Registro cantonale di commercio.
Per contattare il Titolare del trattamento:
e-mail: privacy@themaconsulting.ch
Chi è il CPD/DPO?
THEMA non ha nominato alcun Consulente per la Protezione dei Dati (Data Protection Officer).
Per qualsiasi problema o informazione rivolgersi direttamente a THEMA secondo i canali descritti in questa pagina.
Quali sono i dati personali trattati? Cosa significa trattamento? Chi è l’interessato?
Dato personale: qualsiasi informazione riguardante un interessato che lo identifichi o lo renda identificabile. THEMA Consulting SA, attraverso il sito web, raccoglie diversi dati personali, a titolo esemplificativo non esaustivo: nome, cognome, indirizzo e-mail, indirizzo IP.
Dato personale sensibile: sono considerati dati personali sensibili o degni di particolare protezione:
- i dati concernenti le opinioni o attività religiose, filosofiche, politiche o sindacali
- i dati concernenti la salute, la sfera intima o l’appartenenza a una razza o a un’etnia
- i dati genetici
- i dati biometrici che identificano in modo univoco una persona fisica
- i dati concernenti perseguimenti e sanzioni amministrativi e penali
- i dati concernenti le misure d’assistenza sociale
Trattamento è qualunque operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati, e applicate a dati personali o insieme di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Interessato è la persona fisica indentificata o identificabile. A titolo esemplificativo (non esaustivo), interessato è l’utente che naviga sul nostro sito e che invia, per il tramite dello stesso, una richiesta di informazioni.
Responsabile del trattamento è il privato o l’organo federale che tratta dati personali per conto del Titolare del trattamento.
Perché THEMA Consulting SA tratta i tuoi dati? Quale fondamento permette al Titolare di trattarli? Quanto tempo saranno conservati?
FINALITA’ DEL TRATTAMENTO
| I. | Navigazione sul presente sito internet
Attività strettamente necessarie al funzionamento del sito e all’erogazione del servizio di navigazione dello stesso. I sistemi informatici preposti al funzionamento di questo sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet. In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer e dei terminali utilizzati dagli utenti, gli indirizzi in notazione URI/URL (Uniform Resource Identifier/Locator) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.
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| II. | Ricontatto
Ricontattarla come da Sua richiesta inviata mediante compilazione dei nostri form di CONTATTO al fine di fornire riscontro a eventuali richieste di informazioni che vorrà sottoporci. I dati raccolti saranno nome e cognome ed e-mail.
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| III. | Gestione candidature a campagna di selezione del personale
Gestire la candidatura come da Sua richiesta inviata mediante compilazione del nostri form. I dati raccolti saranno nome, cognome, e-mail e Curriculum Vitae.
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| IV. | Marketing diretto del Titolare
Attività di invio di newsletter, ricerche di mercato o altre ricerche campionarie e per ricevere, tramite mezzi automatizzati quali la posta elettronica, materiale informativo, promozionale, commerciale e pubblicitario o inerente eventi, iniziative, corsi promossi dal Titolare. I dati raccolti potranno essere nome e cognome, e-mail, telefono primario, telefono secondario, società e ruolo.
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| V. | Processo di gestione della videosorveglianza
L’accesso ai locali aziendali è videosorvegliato.
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| VI. | Processo di gestione visitatori
Per l’accesso ai locali aziendali è richiesta la verifica d’identità e la firma di un registro.
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| VII. | Partecipazione a progetti
La partecipazione a progetti di collaborazione prevede la sottoscrizione di accordi di riservatezza.
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| VIII. | Processo di gestione prospect e partnership
Gestione delle attività e delle relazioni precontrattuali / contrattuali, gestione potenziali clienti e partner, organizzazione di incontri e demo, scouting, invio di documenti, gestione dei rapporti, prestazione servizi, collaborazione con controllo interno, società di revisione, consulenti legali, autorità ecc. I dati raccolti potranno essere: nome e cognome, e-mail, telefono primario, telefono secondario, società e ruolo.
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A chi verranno comunicati i dati personali raccolti?
I dati di natura personale forniti saranno comunicati a destinatari, che tratteranno i dati in qualità di responsabili, in qualità di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e del Responsabile, per le finalità sopra elencate.
Precisamente, i dati saranno comunicati a:
- soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo usato da THEMA Consulting SA e delle reti di telecomunicazioni (ivi compresa la posta elettronica);
- soggetti che supportano il Titolare del trattamento nella gestione della piattaforma web;
- studi o società nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza;
- autorità competenti per adempimenti di obblighi di leggi e/o di disposizioni di organi pubblici, su richiesta;
- società che erogano servizi per l’invio di newsletter.
L’elenco dei Responsabili del trattamento è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede del Titolare del trattamento.
Comunicazione di dati all’estero
THEMA Consulting SA fa capo esclusivamente a fornitori di servizi certificati e sicuri che (i) sono stabiliti in Svizzera oppure (eccezionalmente) nell’Unione europea e (ii) trattano i dati personali in Svizzera oppure (eccezionalmente) nell’Unione europea. Sono pertanto escluse comunicazioni di dati personali verso Stati che non tutelano i dati in maniera adeguata rispetto al diritto svizzero e al diritto europeo, riservate le comunicazioni fondate sul consenso preventivo ed espresso dell’interessato, rispettivamente su una sua esplicita istruzione, oppure eseguite in forza di un obbligo legale.
Il conferimento dei dati è obbligatorio? Oppure è necessario? Oppure è facoltativo?
Il conferimento dei dati di navigazione (finalità I.) è obbligatorio in quanto effettuato automaticamente per permetterti di navigare sul sito.
Il conferimento dei dati nome e cognome, indirizzo e-mail è necessario per inviare una richiesta di contatto mediante compilazione del form ubicato nella sezione “Contacts” (finalità II.).
Il conferimento dei dati nome e cognome, indirizzo e-mail e Curriculum Vitae è necessario per inviare una richiesta di partecipazione a selezione del personale mediante compilazione del form ubicato nella sezione “Careers” (finalità III.).
Il conferimento dei dati nome e cognome, indirizzo e-mail è necessario per richiedere l’ invio del materiale informativo, mediante compilazione del form ubicato nella sezione “Resources” (finalità IV.).
Il mancato conferimento di nome e cognome ed indirizzo e-mail, comporterà l’impossibilità d’inviare la richiesta. I dati forniti per finalità II. saranno utilizzati per la finalità IV., marketing diretto, esclusivamente in presenza di un suo consenso.
Attenzione, non inviare alcun tipo di dato personale sensibile.
Quali sono i tuoi diritti? Come puoi esercitarli?
Alle condizioni stabilite dalla nLPD, il Titolare riconosce in particolare i seguenti diritti (elenco non esaustivo):
- ottenere la rettifica di dati personali inesatti o obsoleti:
- essere informato per iscritto e gratuitamente se dati personali che ti concernono sono oggetto di trattamento;
- revocare il consenso al trattamento di dati che hai rilasciato in precedenza;
- impedire la comunicazione a terzi di dati personali degni di particolare protezione;
- esprimere il suo parere su una decisione individuale automatizzata oppure chiedere che la stessa venga riesaminata da una persona fisica;
- ottenere la consegna dei dati personali oppure di esigerne la trasmissione a terzi;
- chiedere che l’elaborazione dei dati venga bloccata, che se ne impedisca la comunicazione a terzi o che i dati personali siano rettificati o distrutti;
- diritto di chiedere che sia proibito un determinato trattamento di dati personali, sia proibita una determinata comunicazione di dati personali a terzi oppure siano cancellati o distrutti dati personali;
- se non può essere dimostrata né l’esattezza né l’inesattezza dei dati personali, chiedere che si aggiunga ai dati una menzione che ne rilevi il carattere contestato;
- chiedere che la rettifica, la distruzione, il blocco, segnatamente quello della comunicazione a terzi, nonché la menzione del carattere contestato o la sentenza siano comunicati a terzi o pubblicati;
- far costatare l’illegalità di un trattamento di dati personali.
Lei potrà esercitare i Suoi diritti come espressi dalla nLPD rivolgendosi al Titolare tramite l’indirizzo di posta sopra menzionato.
Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo e giurisdizionale, se ritiene che il trattamento dei dati che la riguardano violi quanto previsto dalla nLPD, ha il diritto di proporre reclamo alla competente Autorità di sorveglianza per la protezione dei dati personali (Svizzera: IFPDT).
Per non ricevere più comunicazioni di marketing diretto automatizzato (e-mail) sarà sufficiente scrivere in qualsiasi momento una e-mail all’indirizzo privacy@themaconsulting.ch con oggetto “cancellazione da marketing automatizzato” o utilizzare i nostri sistemi di cancellazione automatica previsti per le sole e-mail (newsletter).
Ulteriori informazioni: modifica │ entrata in vigore
Il Titolare si riserva il diritto di modificare, aggiornare, aggiungere o rimuovere parti della presente informativa sulla privacy a propria discrezione e in qualsiasi momento. Prima di utilizzare il Sito Web oppure le risorse correlate (e-mail, telefono, account social ecc.), incombe pertanto all’utente di verificare il tenore della vigente informativa. Al fine di facilitare tale verifica, l’informativa conterrà la data di aggiornamento.
Informativa Privacy – Messa in vigore: 31/08/2023 – Ultimo aggiornamento: 21/12/2023
